3. Bersikap Empati
Menurut KBBI, berempati memiliki pengertian sebagai sikap seseorang ketika mampu memahami perasaan dan pikiran orang lain. Dengan berempati, seorang Customer Service diajak untuk memosisikan dirinya sebagai pelanggan. Memahami, dan melihat suatu kasus dari sudut pandang pelanggan.
Dengan berempati, profesionalitas sebagai Customer Service diharapkan bisa lebih maksimal memahami kebutuhan pelanggan.
Berikut ini beberapa sikap yang bisa dilakukan untuk menunjukan rasa empati kepada pelanggan:
Baca Juga:3 Manfaat Lilin Aromaterapi, Solusi Healing Tanpa RibetGawat Inilah Faktor Penyebab Stress Nomor 1 Bukan Masalah Asmara, Yuk Cegah Mulai Sekarang!
- Berikan sapaan ramah diawal pertemuan
- Tanyakan keperluan pelanggan
- Jadilah pendengar yang baik, fokus dan dengarkan dengan seksama apa yang menjadi kebutuhan atau keluhan pelanggan
- Posisikan diri sebagai pelanggan
- Sampaikan permintaan maaf jika ada ketidaknyamanan yang dirasakan pelanggan
- Tanggapi kebutuhan atau keluhan pelanggan dengan respon dan solusi yang cepat dan tepat
- Pastikan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diterima. Tanyakan kembali apakah masih ada yang perlu dibantu atau tidak.
Hal ini akan membuat pelanggan merasa dirinya mendapat perhatian yang baik, dan akan menumbuhkan kesan positif di benak para pelanggan.
4. Miliki Product Knowledge yang Baik
Salah satu hal dasar yang harus ada untuk meningkatkan profesionalitas sebagai Customer Service adalah menguasai informasi dan pengetahuan seputar produk atau layanan yang dimiliki perusahaan.
Customer Service berperan sebagai jembatan antara perusahaan dengan pelanggan. Maka, product knowledge ini diperlukan agar apa yang dijual atau ditawarkan perusahaan bisa diketahui pelanggan dengan baik.
Menguasai product knowledge akan membuat Customer Service lebih percaya diri, dan tidak gampang panik ketika menangani pertanyaan atau keluhan dari pelanggan.
5. Perhatikan Kecepatan dan Ketepatan dalam Menangani Kebutuhan atau Keluhan Pelanggan
Ada beberapa cara dalam berinteraksi dengan pelanggan. Yaitu dengan bertatap muka secara langsung, melalui telpon, maupun via chat atau pesan teks. Masing-masing cara tersebut akan membutuhkan penangannan yang berbeda.
Saat tejadi tatap muka, ekspresi wajah akan menunjukan profesionalitas sebagai Customer Service. Ekspresi wajah yang ramah, akan membuat pelanggan nyaman dan merasa sudah menghubungi pihak yang tepat untuk menemukan solusi. Kemudian nada bicara yang baik juga perlu diperhatikan saat berinteraksi baik secara langsung maupun melalui telpon.