RADARPEKALONGAN.ID, KENDAL – Kesadaran masyarakat akan pentingnya pengarsipan dokumen sering kali muncul setelah mengalami kehilangan, terutama akibat bencana alam. Banjir bandang yang menerjang Kecamatan Patebon pada 20 Januari 2025 menjadi bukti nyata, di mana banyak warga kehilangan dokumen penting seperti ijazah, rapor, sertifikat tanah, hingga BPKB kendaraan.
Fenomena ini menjadi sorotan dalam seminar kearsipan bertajuk “Banjir di Kendal dari Masa ke Masa dalam Perspektif Kepustakaan” yang digelar oleh Majelis Pustaka dan Informasi (MPI) Pimpinan Daerah Muhammadiyah (PDM) Kendal di Gedung DPRD Kendal, Sabtu, 22 Februari 2025. Seminar ini menyoroti pentingnya pengelolaan arsip dalam berbagai aspek, baik dalam organisasi, instansi pemerintah, maupun secara pribadi.
Dokumen Hilang, Sulit Diganti
Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan (Dinarpus) Kabupaten Kendal, Wahyu Yusuf Akhmadi, menuturkan bahwa kerugian akibat bencana tidak hanya bersifat materi, tetapi juga mencakup kehilangan dokumen berharga.
Baca Juga:Buron Dua Tahun, Pelaku Rudapaksa di Pekalongan Ditangkap Saat Bersembunyi di KendalLaga Persip vs Persebi Ricuh, Panpel Temukan Peredaran Tiket Palsu
“Sayangnya, masyarakat sering kali tidak menyadari pentingnya mengarsipkan dokumen hingga semuanya hilang akibat bencana. Proses penggantian dokumen pun menjadi rumit karena tidak ada bukti fisik yang tersisa. Warga harus mengurus berbagai surat keterangan dari kepolisian dan instansi terkait,” jelas Wahyu.
Ia menambahkan, ada beberapa cara untuk menyelamatkan dokumen penting agar tetap aman, salah satunya dengan menyimpannya di tempat yang tahan air dan api.
“Cara lain yang lebih modern adalah digitalisasi, dengan memindai atau memfoto dokumen penting, lalu menyimpannya di Google Drive atau perangkat seluler. Dengan cara ini, jika dokumen fisik hilang, masyarakat masih memiliki salinan digital untuk keperluan pengurusan duplikat,” tambahnya.
Masyarakat Didorong Lebih Peduli Arsip
Seminar yang dipandu oleh Ketua MPI PWM Jateng, Rustam Aji, ini diikuti oleh berbagai peserta, termasuk anggota Ikatan Guru Aisyiyah Bustanul Athfal (IGABA), perwakilan Amal Usaha Muhammadiyah (AUM), serta tenaga pendidik dari TK, PAUD, dan SD.
Ketua MPI PDM Kendal, Supardi, mengungkapkan bahwa tujuan utama seminar ini adalah meningkatkan kesadaran masyarakat tentang pentingnya pengarsipan, baik dalam bentuk fisik maupun digital.
“Dengan memiliki arsip yang tertata rapi, kita sebenarnya telah mengamankan sebagian dari harta kita,” ujarnya.