Tanggal dan Nomor Surat

Buku agenda kembar juga mengharapkan kamu tahu akan administasi surat menyurat. Hal ini wajar jika disertakan tanggal dan penomoran surat. Penomoran surat juga untuk melihat seberapa paham si pengirim surat tentang pengetahuan surat menyurat.

Tak bisa dipungkiri oarang yang tidak terbiasa dengan surat menyurat akan kurang teliti dalam hal ini. Maka kamu sebagai sekretaris harus tahu dan paham akan hal ini.

Perihal

Setiap surat yang dikirim atau diterima pasti memiliki perihal. Nah, tuliskan maksud dan tujuan sebuah surat yang diterima oleh sebuah organisasi atau perusahaan. Ini penting sekali untuk mengetahui maksudh si pengirim atau penerima mengetahu maksuda sebuah surat dikrimkan.

Lampiran

Tuliskan juga jika ada lampiran yang ada. Jika ada satu tulis satu. Jika lebih dari ssatu maka tuis lebih dari satu. Jangan sampai bohong karena akan menyulitkan dirimu ke depannya.

Diteruskan Kepada

Penerusan surat kepada pihak-pihak terkait penting juga untuk mengetahui keterkaitannya apa yang ingin disampaikan. Adanya format “Diteruskan kepada” sangat penting untuk mengetahui keterkaitan antar satu dengan lainnya.

Keterangan

Format buku agenda yang mencatat segalla surat yang masuk dan keluar perlu dikasih keterangan. Hal ini penting ketika si pengirim surat datang kembali untuk menanyakan kabar. Sehingga keterangan perusahaan atau organisasi perusahaan telah bersikap terbuka.

Kode Arsip

Penyertaan kode juga patut diperhatikan karena ini satu kode dengan yang lainnya memiliki fungsi yang berbeda. Berbeda dalam hal maksud dan tujuan.

Untuk surat balasan dengan surat perintah memiliki arsip yang berbeda. Makanya sangat penting untuk dilakukan oleh tangan-tangan detail agar tidak membingungkan.

Itulah yang harus kamu ketahui dalam membuat format buku agenda kembar untuk mencatat keluar dan masuk surat. Perhatikan betul yaa karena ini sebagai seorang sekretaris dituntut untuk teliti dalam hal kecil. (*)