PEKALONGAN, Radarpekalongan.id – Kepala Lapas (Kalapas) Pekalongan Asih Widodo serius mengimplementasikan e-office ke jajarannya, demi meningkatkan fleksibilitas kerja.
Di bawah kepemimpinan Asih Widodo, Lapas Kelas IIA Pekalongan terus melakukan pembenahan terkait manajemen perkantoran. Diantaranya adalah digitalisasi dokumen perkantoran.
Misalnya saja, sebelumnya ruang Subbag Tata Usaha Lapas Pekalongan dipenuhi dengan ordner seluruh pegawai yang berisikan data-data masing-masing pegawai.
Baca Juga:Tim Gabungan Cukai Kembali Merazia Rokok Ilegal di Kota PekalonganKemenkumham Masuk 3 Terbaik Badan Publik Informatif Kategori Kementerian
Saat ini semua dokumen dalam odrner tersebut telah di-scan dan disimpan dalam hardisk khusus.
Dampaknya, tata ruang TU menjadi lebih rapi, indah, fleksibel dan dapat meningkatkan kinerja pegawai karena tidak bekerja di ruangan sempit bersama dengan puluhan ordner tebal di sisi-sisinya.
“Dari sisi lay out ruangan, itu tentunya lebih nyaman, luas, lapang. Dari sisi manajemen, secara sistem kerja, lebih memudahkan kita dalam mencari ataupun melakukan kegiatan mencari berkas pegawai,” terang Wishnu Eka Purbaya, Plh. Kasubag TU Lapas Pekalongan, Rabu (14/12/2022).
Pengajuan cuti pegawai juga tak luput dari perubahan ini. Jika sebelumnya pegawai yang mengajukan cuti harus menghadap atasan dan Kalapas dengan membawa formulir pengajuan cuti, saat ini sudah tidak diperlukan formulir tersebut.
Kini pegawai yang mengajukan cuti cukup membuat Permohonan Cuti di aplikasi Simpeg Kemenkumham, lalu menghadap atasan langsung untuk mendapat persetujuan.
Persetujuan atasan langsung tersebut juga tak perlu di atas kertas, cukup membuat tanda tangan digital pada file PDF permohonan cuti dari Simpeg.
Langkah selanjutnya, pegawai dapat langsung mengirimkan formulir PDF tersebut kepada sekretaris Kalapas dan voila. Proses permohonan cuti menjadi lebih cepat dan mudah.
Baca Juga:140 Orang Ikuti Donor Darah di Kodim PekalonganKodim 0710 Pekalongan Ziarah Rombongan ke TMP
“Sudah waktunya kita melakukan perubahan ini. Kita bekerja disamping cepat, rapi, efektif, dan efisien juga. Semua instansi sudah mengarah kepada digitalisasi. Disamping itu ada penghematan juga, penghematan kertas,” imbuh Kalapas Pekalongan Asih Widodo.
Pada Sub Seksi Registrasi, berkas-berkas narapidana sudah diarsipkan dalam hardisk khusus. Hal ini dilakukan selain untuk back up data juga untuk mempercepat pencarian dokumen.
Pengarsipan surat masuk dan keluar juga telah dilakukan secara digital oleh Sub Seksi Registrasi sehingga file-file lebih aman; baik dari banjir maupun kejadian tak diinginkan lainnya.